S-au intamplat vreodata lucrurile de mai jos?

1. sa simti ca nu mai ai timp sa rezolvi tot ce ai de facut?
2. sa ti se spuna sa faci ceva si sa-ti aduci aminte mult dupa deadline ca aveai ceva de facut sau sa pierzi hartia ori locul unde ti-ai notat?
3. sa dai un e-mail iar destinatarul sa uite cu zilele/saptamanile sa-ti raspunda?
4. sa cauti un e-mail ce stii sigur ca l-ai primit/trimis si sa nu-l gasesti in maxim 2 minute?
5. sa primesti emailuri adresate spre mai multi, care nu era neaparat sa ajunga la tine si a fost inutila citirea lui?
6. sa primesti emailuri in care subiectul nu era o esenta mailului ci doar 2/3 cuvinte putin relevante?
7. sa delegi sau ceri ceva, iar colaboratorul sa uite sa-ti dea feedback si tu sa-ti aduci aminte prea tarziu ca i-ai cerut ceva?
8. sa astepti prea mult sa plece un e-mail din outbox sau sa-ti vina in inbox, pentru ca era prea mare?

Daca ai vreun DA ca raspuns pentru intrebarile de mai sus,
materialul de mai jos ti se adreseaza:

ZERO inbox. O metoda de e-mail management.

Uneori un inbox „curat” te scoate din starea de neliniste si inlatura  sentimentul de: “Am uitat ceva”.
Rezultatul acestei metode e un inbox gol, deci treaba cu e-mail-ul e terminata.

Va fi greu sa va obisnuiti cu sistemul acesta, mai ales daca acum in inbox aveti e-mailuri foarte multe, insa experienta implementarilor anterioare, arata ca in maxim 4 saptamani, orice utilizator implementeaza cu succes sistemul, urmand ca apoi sa-i fie recunoascator.

Acest sistem presupune cat mai putine filtre automate (niciunul daca se poate, si in nici un caz unele care sa sorteze dupa TO sau CC) si cat mai putine foldere (preferabil 4: Sent, Inbox, Old, Astept_semn).

Primirea unui email, poate genera 5 actiuni:

1. Citesti e-mailul
2. Muti in folderul vechi (sau “old”)
3. Raspunzi/rezolvi daca dureaza sub 2 minute sa raspunzi
4. Delegi spre altcineva problema 
5. Amani rezolvarea

Muti: daca era doar un mail care te informeaza despre ceva. Il vei putea gasi oricand. Exista sortari dupa data, destinatari, cautari dupa cuvinte cheie, multe instrumente de cautare rapida. Nici un e-mail nu se sterge. Nu e o problema spatiul de stocare.

Raspunzi/rezolvi: Poti sa raspunzi in mai putin de 2 minute?
Daca da, raspunde-i sau rezolva, si apoi instantaneu il muti in “old”

Delegi: E mai eficient sa se ocupe altcineva de problema? Daca da, deleag-o. Poti daca vrei sa te pui si pe tine cc, iar copia s-o pui intr-un folder “Astept_semn” pentru a nu uita despre delegare. Si asupra acestui folder se aplica regula ZERO.

Amani rezolvarea: Necesita mai mult de 2 minute rezolvarea lui? Daca da, amana-l. Lasa-l in inbox, si atunci “te vei lovi” de el pana cand il rezolvi. nu ai sa mai uiti.

Atentie!!! Inbox-ul nu are voie sa scape de sub control.
E-mailurile se muta din el, in momentul rezolvarii, sub nici o forma periodic.

Cateva sfaturi folositoare:

– attach-urile nu e bine sa depaseasca 5mega. Un fisier poate ajunge la destinatar si in alte metode. Gen transfer.ro, sau alte site-uri de transfer fisiere.
– verificati intotdeauna si folderul de SPAM. Unele e-mail-uri pot ajunge din greseala acolo.
– dezabonati-va de la newslettere-le nefolositoare. Sau daca nu reusiti, cereti departamentului IT blocarea expeditorului.
– nu e nevoie sa cereti read request la fiecare mail. Consuma si din timpul expeditorului si din cel al destinatarului. Aceasta optiune se poate activa special pentru un mesaj, daca e nevoie.
– dati reply la un e-mail, numai dupa ce ati verificat tot inbox-ul. S-ar putea ca un email mai nou, sa il anuleze pe unul mai vechi.
– daca vrei sa atasezi un fisier, ataseaza-l INAINTE de a te apuca sa compui. La sfarsit poate uiti!
– pasi informativi, pentru citirea unui mesaj:

1. prima data campurile de adrese, cine l-a scris, cine e in TO, cine e in CC
2. apoi data/ora expedierii (poate nu mai are relevanta)
3. apoi daca are attach-uri.
4. apoi incepem primele randuri, iar ele ne vor spune, daca trebuie sa-l citim de jos in sus (in caz ca trebuie sa urmarim o discutie, sau un sir de mailuri)

Cu curaj, spor la treaba, n-o sa mai ratati nici un e-mail!

Citeste si pasii de mai jos, inainte de a da SEND la un e-mail:

1. Mailul ajunge la un singur destinatar? (daca DA, treci la #8)
2. Din moment ce ajunge la mai multi, te-ai gandit cui il trimiti?
3. Sunt pusi in BCC (Blind Carbon Copy)? (adica ceilalti destinatari, nu vor vedea ca mailul ajunge si la persoanele in BCC)
4. SIGUR fiecare dintre destinatari isi doresc mailul cu adevarat? Nu sa ai dubii, ci sa-l vrea cu adevarat?
5. Adica daca nu li-l trimiti sa se planga ca nu l-au primit?
6. Vezi #5. Daca nu s-ar plange ca nu l-au primit, atunci scoate-i din destinatari !!!
7. Este emailul la care-i dai reply, primit de la o persoana sau e un mail automat? Daca e de la o persoana, dand reply ii voi da o informatie relevanta destinatarului? (daca NU, modifica e-mailul)
8. Ai mai corespondat cu aceasta persoana?
9. Chiar ai mai corespondat? Si ti-a raspuns? (daca NU ti-a raspuns, incearca alta metoda de comunicare)
10. Daca e un „cold-call” email (la primul contact) si esti sigur ca e binevenit, si esti sigur ca nu e SPAM, atunci nu-ti cere scuze. Daca trebuie sa-ti ceri scuze, atunci DA, este SPAM, si destinatarul te va trata ca atare.
11. Esti nervos? (daca DA, salveaza-l ca draft, si intoarce-te intr-o ora la el, poate il vei scrie altfel)
12. Ai putea transmite informatia mai bine cu un telefon?
13. L-ai pus pe sef in BCC? Daca DA, ce se va intampla daca afla si destinatarul?
14. Este ceva in acest email, pe care il consider ilegal, sau n-ai vrea sa ajunga la sef ori in presa? (daca DA, sterge-l).
15. Este vreo portiune din email toata cu CAPS (litere mari)? (daca DA, gandeste-te daca n-ar trebui s-o schimbi).
16. L-ai scris cu un font la o dimensiune normala si in negru?
17. Ai puse datele tale de contact la finalul mailului? (daca NU, ia in considerare sa le adaugi)
18. Ai inclus randul: „Te rog salveaza planeta. Nu tipari acest e-mail”? (daca DA, te rog sterge linia si gandeste-te la un job de salvator al planetei sau padurar)
19. Ai putea face acest email mai scurt?
20. E cineva printre destinatari care ar putea eliminat din lista?
21. Ai atasat fisiere care ar fi mai utile trimise ca PDF?
22. Sunt multe 🙂 emoticoane in email? (daca DA, regandeste-te si nu exagera cu ele)
23. Forwardezi emailul trimis de cineva? (daca DA, persoanele in cauza in caz ca afla, ar fi fericite?)
24. Forwardezi ceva despre un virus, un efort caritabil mondial sau o farsa? (daca DA, regandeste-te)
25. Ai apasat REPLY ALL? Daca DA e bine c-ai facut asa? Fiecare destinatar SIGUR trebuie sa-l vada?
26. Exista in email desene cu creaturi micute si animate? Pisicute dragute? Sau specii pe cale de disparitie? (Ca cel de mai jos. Chiar e cazul?)
27. Linia din subiect e relevanta si face usor de inteles ce urmeaza in email?
28. Daca ar trebui sa platesti 1 leu, ca sa trimiti acest email, l-ai mai trimite?
29. Ai recitit mailul, are greseli de ortografie sau TYPO?
30. Incearca sa scrii emailul, gandindu-te la destinatar, nu la tine. Pune-l pe el pe primul loc, nu pe tine. Vorbeste-i despre el, despre ce-l intereseaza pe el.

kudos catre Seth Godin.

Metoda nu e inventia mea, e o adaptare din mai multe materiale de pe net plus experienta proprie.
Sursa foto.